Brauchen Sie eine Dokumentenverwaltung?
DMS ist strukturierte Ablage …
Bis vor kurzem war eine Dokumentenverwaltung wohl eher für grössere Unternehmen interessant. Die technologische Entwicklung in der Mobiltechnologie ist so schnell fortgeschritten, dass eine Dokumentenverwaltung selbst für Kleinstbetriebe interessant geworden ist. Die Investitionen sind so tief, dass es sich jedes Unternehmen leisten kann.
Papier dient heute oft nur noch als Zwischenmedium um etwas festzuhalten. Für die Archivierung und insbesondere für die Verfügbarkeit (Suchen und Finden) ist die Elektronik dem Papier weit voraus.
Jedes Dokument kann elektronisch abgelegt werden!
Das gilt für eine Handnotiz genauso wie für eine Lieferanten-Rechnung, eine Bedienungsanleitung für Ihren Drucker oder ein wichtiges Mail von einem Geschäftspartner.
…statt mühsamem Suchen
Selbst Bilder, Videos oder gar Sprachaufnahmen lassen sich archivieren. Ja sie können diese Daten gar kombinieren. So machen sie aus einer Standard-Bedienungsanleitung mit ein paar Bildern und etwas Text ihre eigene Anleitung, die sie auf Anhieb auch nach langer Zeit wieder verstehen. Einfach auf Ihrem Mobilgerät.
Per Mail oder Daten-Transfer können Daten im Sekunden zu Ihrem Computer übertragen werden. Das Mobilgerät ist Scanner, Kamera, Video-Recorder, Sprachaufnahme-Gerät und sendet alles in Ihre Dokumenten-Ablage
Seit Jahrzehnten spricht die Informatik vom papierlosen Büro, bis heute oft mit wenig Wirkung. Technologische Entwicklungen ermöglichen es nun allerdings, dieses Ziel langsam zu erreichen. Mit modernen Scannern oder Smartphones können heute Papierdokumente jeder Art mit wenig Aufwand digitalisiert und auf Servern gespeichert werden. Zudem können elektronische Dokumente, welche Sie per Mail erhalten oder in Ihrem Betrieb erstellt haben, direkt ohne Scanvorgang gespeichert werden.
Natürlich braucht es nun eine Software, die diese grosse Anzahl von Dokumenten so verwaltet, dass sie auch nach Jahren noch gefunden werden können. Dabei ist es wichtig, dass die Dokumente gut mit Ihren Daten verbunden werden. So können Sie dann alle Dokumente, welche zu einer bestimmten Adresse, einem Projekt, einer Bestellung oder einem Rechnung gehören leicht wieder finden und anzeigen lassen.
Die a-office Dokumentenverwaltung erledigt genau diese Arbeit für Sie. Sie legen eingescannte oder neu erstellte Dokumente einfach in einen Archiv-Eingang-Ordner. Dort werden diese Dokumente von a-office abgeholt und auf Grund des Erstellungsdatums archiviert. Gleichzeitig wird der Inhalt des Dokumentes soweit möglich indexiert (in die Datenbank geschrieben) und sie können diese Dokumente nun einfach mit Ihren Daten verbinden, soweit a-office dies nicht schon automatisch erledigt hat.
Zur besseren Verwaltung hinterlegen Sie zu den eingelesenen Dokumenten Ablage-Kategorien, Suchbegriffe, oder freie Bemerkungen. Zu jedem Dokument wird das Erstellungs- und Bearbeitungsdatum hinterlegt.
Berechtigung
Die Berechtigung für den Zugriff kann wie folgt definiert werden:
• Alle Benutzer
• Einzelner Benutzer
• Benutzer einer bestimmten Abteilung
• Benutzer eines bestimmten Mandanten
Bei bearbeitbaren Dokumenten wird in einem Journal festgehalten, wer das Dokument wann bearbeitet hat. Das Öffnen der Dokumente ist natürlich direkt aus a-office möglich.
Verbinden von Dokumenten mit a-office Daten
Sie können zu einem Dokument jederzeit neue Daten erstellen. Dies könnten sein:
• Neuer Kreditor zu Rechnung von einem neuen Lieferanten
• Neue Aufgabe
• Neuer Rapport
Oder sie verbinden eingelesene Dokumente mit folgenden Daten
• Adresse
• Artikel
• Auftrag
• Brief
• Bestellung
• Projekt
Die a-office Dokumentenverwaltung erstellt eine Brücke zwischen Dokumenten jeder Art und Ihren Daten in der Datenbank. Natürlich können Sie nach diesen Ablage- und Verknüpfungsdaten in fast beliebiger Kombination suchen und damit Ihre Daten viel schneller finden als in der besten Ablagestruktur.
Ein Auftrag hat immer eine Geschichte. Zum Beispiel:
- Mails
- Telefon-Notizen
- Zeichnungen
- oder andere Dokumente
Mit a-office können Sie diese Dokumente dort hinterlegen, wo Sie sie später noch brauchen könnten oder viel später auch wieder finden werden. Beim betreffenden Auftrag.
Word-Dokument in Projekt gespeichert
Projekte kommen bei grösseren Aufträgen zum Einsatz. Mehrere Aufträge, Rapporte, Bestellungen und Dokumente werden zu einer Einheit dem Projekt verbunden.
Eine Skizze die wichtig ist, Eine Tonaufnahme die Details festhält, Ein Bild oder ein Video sagt mehr als tausend Worte. All diese Dinge können nun mit kleinem Aufwand so abgelegt werden, dass sie zu Ihren Daten passen. Ein Dokument welches Sie einem Projekt-Auftrag zuordnen wird nun unter dem Auftrag, unter dem Projekt und unter der zugeordneten Auftragsadresse sichtbar.
ao-Mobile, zum Erfassen und Übertragen von Dokumenten
Wie kommen nun aber Dokumente so schnell in die a-office-Dokumentenverwaltung? Mit ao-Mobile können sie die zugehörige mobile App einrichten und schon haben sie Ihr Werkzeug für die Erfassung und Übertragung von Dokumenten.
ao-Mobile scannt Dokumente und schickt sie direkt zu a-office. Oder sie machen ein Foto und wollen dieses aufbewahren, oder ein Tondokument. Ordnen sie das Projekt zu und senden sie es an a-office. Die Notizen zum Dokument kommen selbstverständlich mit und werden mit dem Dokument gespeichert.
Natürlich müssen Rechnungen bezahlt werden, aber vielleicht wollen sie ja wissen was sie bezahlen ohne lange in den Büchern zu suchen. Die Kombination vom Zahlungswesen mit der Dokumentenverwaltung ist eine innovative Idee und die funktioniert ganz einfach:
A) Rechnung erfassen
- ESR-Einzahlungsschein einscannen (z.B. ibiScan)
- PDF der Rechnung erstellen (Diverse Apps für iOS verfügbar)
- Alles in ao-Mobile speichern
- Buchungstext zur Kreditoren-Rechnung erfassen oder diktieren
- Übertragen an a-office
Später können sie diese Daten mit wenigen Klicks in a-office aufbereiten und die Rechnungen sind bereit zum Zahlen, und falls nötig zur Übergabe in die Buchhaltung (Sage 50 Fibu)
Mit dieser Technologie sparen Sie Zeit und erhalten mehr Übersicht. Denn Ihre Kreditoren-Rechnungen werden mit den Zahlungsinformationen gespeichert und können jederzeit wieder aufgerufen und ausgewertet werden.
B) Zahlungen ausführen
Die Zahlungen können Sie aus a-office im neuen ISO 20022-Format aufbereiten und an Ihre Bank/Post zur Zahlung schicken.
C) Fragen stellen und beantworten
Sie können auch interessante Fragen stellen und von a-office beantworten lassen. Z.B.
- Wieviel Umsatz haben Sie für Lieferant X in den letzen 15 Monaten gemacht?
oder - Welche Leistungen hat Ihnen Lieferant Z in der Monatsabrechnung Juli vor 3 Jahren genau verrechnet.
oder - Wann genau wurde die Rechnung U bezahlt
ao-Mobile die iOS-App
Gut organisiert mit iPhone oder iPad
Mitarbeiter die unterwegs sind, arbeiten mit den richtigen Informationen bequemer und schneller!
Funktionen ao-Mobile
Kontaktdaten dabei, Link zu Google Map, Telefonieren oder mailen aus ao-Mobile, Arbeitsplan downloaden, Rapport erfassen, Arbeitsbericht diktieren, Arbeitszeit stempeln, Box, Auswertungen per Mail oder ao-Cloud übertragen. oder gar individuelle Lösungen?
- ao-Mobile START: Die kostenlose Version für Private oder einfache Anforderungen
- ao-Mobile PLUS: Mit Datenaustausch in der Arbeitsgruppe (Adressen, Rapporte, Aufgaben)
- ao-Mobile ENTERPRISE: Die Synchronisation mit a-office
Individuelle Formulare
Betriebe sind verschieden. a-office kann sich anpassen und Dokumente und Formulare individuell erstellen, auch in der Sprache des Kunden und mit verknüpften Informationen aus der Datenbank.
a-office in der Cloud
Von jedem PC auf a-office zugreifen, sicher und einfach auf unseren Servern in der Schweiz. 
Nutzen ohne Investitionen
Nutzen Sie die Module, die sie brauchen, ohne Risiko einer Fehlinvestition. Beginnen Sie mit der Startversion:
Speichern - und wieder finden in a-office
Ein Dokument scannen, eine Excelliste Downloaden, ein Word-Dokument schreiben … aber wo speichern?
