a-office ist eine Standard-Software, welche dank modularer Systemarchitektur auf individuelle Wünsche angepasst werden kann. Damit werden Benutzer kaum mit Funktionen konfrontiert, welche sie gar nicht brauchen, können aber, sobald ein Bedarf da ist, weitere Module freischalten lassen. Dies ist auch temporär möglich, um neue Funktionen zu testen.

Um den Entscheid für die Nutzung von Modulen zu erleichtern, steht ein flexibles Lizenz-System, sogenannte Monats-Lizenzen, zur Verfügung, (Software-Miete). Damit werden nie hohe Investitionen fällig und der Entscheid für die Nutzung von Modulen kann jederzeit korrigiert werden. Dies betrifft auch die Nutzung von zusätzlichen Arbeitsplätzen.