Benutzersprachen

Ihr Betrieb ist in verschiedenen Sprachregionen aktiv und sie haben Mitarbeiter mit verschiedenen Muttersprachen?

Wenn wir uns in unserer Muttersprache kommunizieren fällt uns die Arbeit leichter. Das gilt auch für die Anwendung von Computerprogrammen. Deshalb wurde a-office mehrsprachig konzipiert und jeder Mitarbeiter kann abgesehen von einigen gemeinsam benutzten Schlüsselbegriffen die Oberfläche auf die gewünschte Sprache einstellen. Die meisten Begriffe und Texte stehen neben Deutsch auch in Französisch und Englisch zur Verfügung. Italienisch, Spanisch und Portugiesisch sind vorbereitet aber nicht übersetzt.

 

Erweiterte Benutzerrechte

Ihre Mitarbeiter haben unterschiedliche Arbeitsbereiche und damit verschiedenen Kompetenzen und Bearbeitungsrechte? a-office unterscheidet zwischen Administratoren, welche die Einstellungen des Systems verändern können und Benutzern, welche nur die Arbeitsdaten (Adressen, Artikel, Aufträge, Rapporte, …) verändern können.

Mit den erweiterten Benutzerrechten können Sie bis zu 15 Gruppen mit unterschiedlichen Rechten definieren. Die Mitarbeiter können einer oder mehrerer dieser Gruppen zugeordnet werden, und erben deren Zugriffsrechte. So kann z.B. die Gruppe „Technik“ Adressen abrufen und ansehen, aber nicht verändern, während sie in den Stücklisten volle Bearbeitungsrechte haben. Die Gruppe „Verkauf“ hingegen kann Adressen ändern, aber nicht Stücklisten.

 

 

Mehrsprachige Formulare

Sie haben Kunden in verschiedenen Sprachregionen, dann können Sie dem Kunden (oder Mitarbeiter) die gewünschte Sprache hinterlegen. Sobald ein Dokument zu einem Kunden erstellt wird, erhält er das Formular und hinterlegte Texte automatisch in der zugeordneten Sprache. Einzig individuelle Text müssen manuell in der Sprache des Kunden erfasst werden.

 

Dokumentenverwaltung

Sie möchten nicht nur Datenbank-Inhalte sondern auch alltägliche Word-, Excel-, PDF- oder Bild-Dokumente zu einem Kunden, einem Artikel oder einem Auftrag hinterlegen? Dann hilft Ihnen die Dokumentenverwaltung weiter. So können Sie z.B. Angebote von Lieferanten, welche zu einem Kunden oder Auftrag passen mit Mails direkt hinterlegen. Damit sind diese Dokumente auch nach Jahren direkt verfügbar und können von anderen Mitarbeitern in der Datenbank aufgerufen werden.

Eine besonders interessante Anwendung ist die Kreditoren-Rechnung, welche als PDF hinterlegt ist. Sie können neben den Zahlungs- und Buchunggsdaten jederzeit auf die Original-Daten des Lieferanten in Form des eingescannten PDFs zurück greifen. Dokumente, welche einem Kreditor hinterlegt sind, werden automatisch dem Lieferanten hinterlegt und sind direkt in der Adressverwaltung ersichtlich.

 

Mandantenverwaltung

Sie haben verschiedene Niederlassungen und möchten die Auftragsdokumente entsprechend unterschiedlich gestalten, vielleicht auch in unterschiedlichen Sprachen? Oder sie haben mehrere Firmen die administrativ vom gleichen Personal betreut werden? Die Mandantenverwaltung ermöglicht es, den Formularkopf je nach Situation unterschiedlich zu gestalten und die Daten auch buchhalterisch zu trennen. Sie können auch bezüglich Mitarbeiter Zugänge nur für den eigenen Mandanten zu erlauben. Und in der Adressverwaltung können Sie bereits hinterlegen, welchem Mandanten eine Adresse standardmässig zugeordnet werden soll.