Korrespondenz
Die Dokumente (Briefe, Kurzbriefe, Fax, E-Mail) welche sie an Ihre Kunden, Interessenten oder Lieferanten senden, sind das Aushängeschild Ihres Unternehmens. Ein sauberes modernes und klares Erscheinungsbild verbessert die Akzeptanz durch den Empfänger und wird automatisch auf die Art ihrer Leistungen übertragen.
Das Kommunikationsmodul von a-office unterstützt Sie in diesem Bereich auf zwei Arten: Das generelle Erscheinungsbild mit Schriftart, Briefkopf und Anordnung der Informationen wird einmal definiert und kann durch den Benutzer im Alltag auch nicht geändert werden. Zudem können Sie Vorlagebriefe oder Textbausteine erstellen, welche sie nach Themen sortiert aufrufen und in ein aktuelles Dokument übernehmen können. Danach werden die Details der Vorlage auf die individuelle Situation angepasst. Die Rechtschreibeprüfung bereinigt die letzten Schönheitsfehler und fertig ist ihr Dokument. Dies alles können Sie tun ohne grosse Kenntnisse der Textverarbeitung.
Automatische Ablage
Ein wichtiges Plus des Kommunikationsmodules ist die automatische Ablage. Nachdem Sie ein Dokument zu einer Adresse erstellt haben ist dieses automatisch mit derselben verbunden und sie müssen sich nicht überlegen, wo das Dokument gespeichert werden soll, damit sie es später wieder finden können. Die History zur Adresse zeigt die erstellten Dokumente in Listenform an und sich können mit ein paar klicks sehen, was vor Tagen, Monaten oder Jahren geschrieben wurde.
Seriendruck
In der Adressverwaltung können Sie leicht verschiedenste Adressen zu Gruppen verbinden und diese zur Erstellung von Serienbriefen nutzen. Den Serienbrief können Sie je nach Anforderungen direkt in a-office oder auch in Word drucken.
Suche von Dokumenten, Marketing
Wenn sie trotz History einmal ein Dokument nicht finden können, so stehen Ihnen komfortable Suchfunktionen nach Betreff, Datum und andern Daten zur Verfügung, und sie können selbst nach Stichwörtern im Textbereich der Dokumente suchen. Suchergebnisse stehen dann in Listenform zur Verfügung und können leicht zur Ansicht oder zum Druck geöffnet werden. Dank der Verknüpfung zu den Adressen können Suchresultate im Kommunikationsmodul wieder in Adresslisten umgewandelt werden. Damit kann gezielt bei Interessenten zu einem Produkt nachgefasst werden.
E-Mail
Neben der Erstellung von Papierdokumenten können Sie auch E-Mails in a-office erstellen und die Vorteile von Textbausteinen und automatischer Ablage nutzen. Der Versand der E-Mails erfolgt über Outlook. Ihre Dokumentenablage wird damit vollständiger und sie können alle Informationen unabhängig vom Kommunikationsweg an einem Ort finden.
Schnittstelle zu Outlook
Eingehende E-Mails kommen in Outlook an. Hier können sie Werbemails und Spam leicht aussortieren, soweit das Outlook nicht schon automatisch für Sie gemacht hat. Die wichtigen Mails werden in die Dokumentenverwaltung von a-office übernommen.
