Die Auftragsabwicklung ist das Getriebe des Betriebes
Die Organisation eines Betriebes ist eine wichtige Aufgabe. Die Auftragsabwicklung ist dabei sozusagen das Zentrum des Geschehens. In einem gut organisierten Betrieb wird ein Auftrag vom Angebot bis zur Verrechnung abgebildet und ist demzufolge auch zentral für die finanziellen Belange.
Typischerweise werden folgende Auftragsarten verwendet:
- Offerte
- Auftragsbestätigung
- Lieferschein
- Rechnung
- Gutschrift
Daneben gibt es Hilfsformulare wie
- Interner Auftrag
- Proforma-Rechnung
- Nachkalkulation
- Auftragsrapport
die häufig auf die individuellen Bedürfnisse eines Betriebes angepasst werden. Je nach internen Abläufen werden einzelne Aufträge und Formulare wenig oder überhaupt nicht gebraucht.
Der Auftrag ist ein Kommunikations- und Verkaufsinstrument
Ein wichtiger Aspekt eines Auftrages ist natürlich die Kommunikation mit dem Kunden. Produkte und Leistungen die korrekt und verständlich beschrieben werden, geben dem Kunden ein Abbild der erwarteten Leistung. Im Artikelstamm können nicht nur Produktbezeichnungen und Preise, sondern komplette Beschreibungen inklusive Formatierungen hinterlegt werden. Mit wenigen Klicks können auch grosse Artikellisten durchsucht und die gewünschte Auswahl gemacht werden.
Überschriften, Zusammenzüge, Optionen (Varianten ohne Kostenfolge ), Textpositionen, und vieles mehr ermöglichen flexible und vielseitige Gestaltung der Dokumente. Gleichzeitih wird durch die vorgegebene Formularstruktur die einheitliche Darstellung sichergestellt.
a-office rechnet für Sie
Überschriften, Zusammenzüge, Optionen (Varianten ohne Kostenfolge ), Textpositionen, und vieles mehr ermöglichen flexible und vielseitige Gestaltung der Dokumente. Gleichzeitig wird durch die vorgegebene Formularstruktur die einheitliche Darstellung sichergestellt.
Zwischentotale, Rabatte, Varianten und die Mehrwertsteuer werden von a-office nach den Vorgaben des Benutzers automatisch berechnet.
Der Auftrag dient der korrekten internen Bearbeitung
Basierend auf den verkauften Produkten und Leistungen müssen Prozesse und Arbeitsaufträge in Gang gesetzt werden. Dies sind Bestellungen bei Lieferanten, interne Auftrags-Dokumente für Werkstatt oder Lager, Arbeitsaufträge in Form von Rapporten u. a. oder Leistungen, welche zu einem Auftrag erbracht werden, werden diesem zugeordnet, um eine Nachkalkulation zu ermöglichen.
Ein optionales Werkstatt-Terminal ermöglicht die automatische Auftragszeiterfassung, in Kombination mit Maschinenzeit und Mitarbeiter-Arbeitszeit.
Die Datenübergabe zur Buchhaltung
Nachdem ein Auftrag verrechnet wurde, werden die fertigen Buchungen an die Buchhaltung übertragen. Gerade bei einer grossen Anzahl von Rechnungen ist dies eine enorme Erleichterung für die Buchhaltungsabteilung.
Die Übersicht behalten…
Aufträge zur rechten Zeit zu erledigen ist das Kerngeschäft jedes Unternehmens. Deshalb ist die Übersicht ein zentrales Element. Die aktuellen Aufträge werden in der Auftragsliste nach dem Start des Programmes automatisch angezeigt. Natürlich können Aufträge nach bestimmten Kriterien gefiltert werden. Z.B. alle Rechnungen von Kunde A oder Alle Offerten im 1. Quartal. Wenn sie den Aufträgen Termine hinterlegen, können sie diese auch dementsprechend sortieren. 
Über die Jahre können sich eine grosse Anzahl von Aufträgen ansammeln. So wird die Auftragsliste am Schluss zu einem Archiv, in welchem Sie aller je erfassten Aufträge jederzeit finden und wieder anzeigen können.
Jeder Auftrag kann jederzeit wieder angezeigt und gedruckt werden oder es kann eine Liste von Aufträgen als Excel oder PDF erstellt werden.
Formulare drucken oder elektronisch weitergeben
Aus einem Auftrag werden zuerst einmal die Formulare für den Kunden erzeugt. Ihr individuelles Erscheinungsbild kann mit einem elektronischen Briefkopf sehr einfach hinterlegt werden. Bei erweiterten Anforderungen kann die Schriftart und die Darstellung an sich auf individuelle Wünsche angepasst werden.
Interne Dokumente werden mit Fertigungsinformationen ergänzt oder als Rapport gestaltet, um in der Werkstatt oder bei der Service-Abteilung Rückfragen zu minimieren.
Der Druck erfolgt als PDF-Dokument, welches auch per Mail verschickt werden kann.
Internes Dokument ohne Preise
Rapport für Werkstatt
Kundendokument mit Preisen
Sie können neben der Erfassung des Auftrages weitere Dokumente hinterlegen.
Zum Beispiel
- das Mail der Kundenbestellung
- Zeichnungen oder Skizzen des Kunden
- die Auftragsbestätigung eines Lieferanten
und vieles mehr.
Die Dokumentenverwaltung ist der grosse Schritt zum papierlosen Büro, weil diese Dokumente allen Mitarbeitern die an einem Auftrag beteiligt sind automatisch zur Verfügung stehen und jederzeit geöffnet werden können. Dank ao-Mobile können leicht auch Notizen, Bilder oder gescannte Dokumente als PDF hinzugefügt werden.
Alle in der Auftragsabwicklung erfassten Aufträge und Positionen sind nach der Speicherung der Daten zu Auswertezwecken zur Verfügung.
So können Auftrags-, Offert- und Rechnungsbestände sowie Positionsauswertungen sortiert nach verschiedensten Kriterien abgerufen werden.
Vor der Auswertung werden die Daten nach Bedarf gefiltert. So können in kurzer Zeit gezielte Informationen aufgebaut werden.
Die Auftragsabwicklung wird mit Zusatzmodulen noch effektiver. Diese können je nach individuellem Bedarf ergänzt werden:
- Leistungserfassung für die sytematische Erfassung von kleineren und grösseren Aufgaben zur späteren Verrechnung oder zur Nachkalkulation
- Projektverwaltung für das Management grosser Aufträge mit mehreren Teilaufträgen
- Dokumentenverwaltung
- ESR-Einzahlungsscheine für die Automatisierung des Zahlungswesens
- autofactura für die automatische Verrechnung von wiederkehrenden Rechnungen, Rapporten, Tankdaten (Branchensoftware)
- Kostenstellen für die Zuordnung zu Profitcentern in der Buchhaltung
- Fremdwährungen (frei definierbar) mit automatischer Umrechnung der Preise
- Statistiken und Auswertungen
- Einkauf mit Aufbereitung von Daten aus der Auftragsabwicklung
- Debitoren/Zahlungskontrolle mit Mahnwesen
- Schnittstelle Buchhaltung Sage50 oder Abacus (Fibu oder Debitoren)
- Lagerverwaltung
- Stücklisten
- Mehrsprachige Formulare (Dokumente in der Sprache des Kunden)
- Branchenzusätze Spitex, Metallbau, Tankstelle, Verein/Verband
- Mandanten-Verwaltung (verschiedene Briefköpfe für Zweigniederlassungen oder andere Firmen)
- Erfassungsterminal für Auftragszeit und Mitarbeiter-Arbeitszeit
ao-Mobile die iOS-App
Mitarbeiter die unterwegs sind, arbeiten mit den richtigen Informationen bequemer und schneller!
Funktionen ao-Mobile
- ao-Mobile START: Die kostenlose Version für Private oder einfache Anforderungen
- ao-Mobile PLUS: Mit Datenaustausch in der Arbeitsgruppe (Adressen, Rapporte, Aufgaben)
- ao-Mobile ENTERPRISE: Die Synchronisation mit a-office
Individuelle Formulare
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Nutzen Sie die Module, die sie brauchen, ohne Risiko einer Fehlinvestition. Beginnen Sie mit der Startversion:
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