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Auftragsabwicklung für die Erfassung von Offerten, Auftragsbestätigungen , Lieferscheinen und Rechnungen

Die Auftragsabwicklung ist das Werkzeug zur Präsentation Ihrer Leistungen für den Kunden. Dieses Werkzeug ermöglicht es Aufträge übersichtlich und transparent in der Sprache des Kunden zu erfassen. Gleichzeitig können Sie alle intern wichtigen Informationen im Hintergrund erfassen. Z.B. eine Vorkalkulation mit Arbeitszeiten und Materialliste oder ein externes Excel-Dokument oder Zeichnungen die Sie zum Auftrag hinterlegen. Mit Hilfe von Zwischentotalen und Optionen können Kosten strukturiert aufgeführt oder Varianten ohne Einfluss auf das Gesamttotal dargestellt werden. Ja ganze Textblöcke und  Beschreibungen können fertig formatiert aus dem Artikelstamm übernommen werden.

Natürlich können Sie diese Informationen im Fall eines Auftrages nutzen. Aus der Offerte wird eine Auftragsbestätigung, aus der Vorkalkulation die Basisdaten für die AVOR und vielleicht wollen Sie bereits Arbeits- und Maschinen-Stunden zum Auftrag planen, was natürlich direkt aus dem Auftrag möglich ist.

Mit einem sauber organisierten Artikelstamm, können Sie Material-Bestellungen oder Interne Bestellungen für Bauteile aufbereiten.

Nach der Produktion und Lieferung erstellen Sie die Nachkalkulation basierend auf den effektiven Daten, und die Rechnungsstellung ist nur noch die logische Schlussfolgerung der vorangehenden Erfassungsprozesse.

Die Einbindung von Stücklisten in die Auftragsabwicklung ermöglicht es Aufträge für Produktions-, Einkaufs- und Kalkulationszwecke nach Bedarf zu detaillieren.

Arbeits- und Auftragszeiterfassung am Werkstatt-Terminal

Für die Bearbeitung komplexer Aufträge ist oft eine grosse Zahl von Arbeitsschritten notwendig. Deshalb ist eine manuelle Nachkalkulation unter Umständen sehr aufwendig. Mit der Arbeits- und Auftragszeiterfassung können auf einen Auftrag, resp. eine bestimmte Auftragsposition eine beliebige Anzahl Arbeitsrapporte resp. Maschinenstunden zugeordnet werden. Auf dem Internen Auftrag ist pro Auftragsposition ein Barcode aufgedruckt. Wird dieser am Terminal eingelesen, so kann sich der angemeldete Mitarbeiter einen bestehenden (geplanten) Rapport öffnen oder einen neuen Rapport erstellen. Mit dem Start/Stop-System wird die Arbeitszeit minutengenau gerechnet. Pausen unterbrechen den Rapport wie das Ausstempeln am Mittag oder am Abend. Die laufende Arbeit wird nach dem Einstempeln automatisch fortgesetzt, resp. am Folgetag wird automatisch ein neue Rapport erstellt.

Die Auftragszeiterfassung ist normalerweise kombiniert mit der Arbeitszeit-Erfassung (Stempeluhr). Diese Kombination erlaubt es die rapportierte Zeit der effektiven Arbeitszeit gegenüber zu stellen. Zu grosse Abweichungen können auf eine mangelhafte Rapportierung hinweisen.

Mit der Arbeitszeit-Erfassung erhält jeder Mitarbeiter eine Monatsabrechnung mit den gestempelten Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Arbeitszeit- und Ferien-Saldo. Ferienliste oder andere Auswertungen erscheinen automatisch als Nebenprodukt der Arbeitszeiterfassung.

Im Ruhezustand ist am Werkstatt-Terminal ersichtlich, welche Mitarbeiter anwesend (eingestempelt) sind.

Vorkalkulation als Basis für die Offerte,  AVOR und Einkauf

Zur Erstellung einer seriösen Offerte braucht es Fakten in Form einer Materialliste und der zu erwartenden Arbeitszeiten. In a-office können sie bei Standard-Artikeln eine fertige Stückliste hinterlegen und basierend auf dieser eine Materialliste zum Auftrag erstellen. Die Vorkalkulation basiert normalerweise auf Selbstkosten und anschliessend kann mit Faktoren der effektive Verkaufspreis berechnet werden. In der Materialliste kann mit Preisen für Laufmeter, Flächen- oder Kubikmeter kalkuliert werden. Die Berechnung von Flächen, Volumen und Gewichten ist durch eine einfache Erfassungsmaske intuitiv bedienbar.

Für Individualfertigung wird die Kalkulations-Stückliste auftragsbezogen erstellt. Natürlich können auch Fremdteile die noch nicht im Artikelstamm in die Vorkalkulation integriert werden. Lagerwaren und bekannte Fremdteile können direkt aus dem Artikelstamm übernommen und in die Vorkalkulation integriert werden.

Nach Auftragserteilung durch den Kunden, können Sie die Informationen aus der Vorkalkulation prüfen und bereinigen, anschliessen werden die Daten für den Einkauf aus der Vorkalkulation aufbereitet.

Der interne Auftrag enthält schliesslich alle Informationen für die Herstellung der Waren. Eine Barcode-Nr auf dem Internen Auftrag ermöglicht den automatischen Start/Stop für die Auftragszeiterfassung.

Statistiken sind ein wichtiges Instrument für Spitex-Betriebe, da staatliche Stellen viele Details zum Betrieb und den erbrachten Leistungen wissen wollen um Betriebsbeiträge zu sprechen.

Neben Standard-Auswertungen zu Rapporten und Rechnungen stehen auch eine Reihe von Spitex-Spezifischen Statistiken zur Verfügung. Diese basieren natürlich auch auf den hinterlegten Leistungen, sind allerdings bezüglich Erstellung und Darstellung auf die Spitex-Betriebe angepasst: Die Formulare sind so konzipiert dass sie auch auf individuelle Anforderungen erweitert werden können. Die folgenden Beispiele zeigen was möglich ist

Monatliche Kennzahlen  >>   Anzeigen

Besuchsplan Klient  >>    Anzeigen

Verteilung der Leistungen auf Tage und Tagesabschnitt   >>    Anzeigen
Basis für die täglichen Ressourcen bei der Dienstplanung

Rapporte können nach verschiedenen Kriterien sortiert und ausgewertet werden   >>    Anzeigen

Rapporte nach Leistung und Altersgruppe   >>    Anzeigen

GEF-Auswertungen   >>    Anzeigen

BFS-Auswertung   >>    Anzeigen

Nachkalkulation und Rechnungsstellung

Mit der Auftragszeiterfassung werden die Zeiten für Arbeiten und Maschinen automatisch erfasst. Da diese Rapporte auf einfache Weise am Werkstatt-Terminal gestartet und beendet werden können, ist die Nachkalkulation später in erster Linie eine Kontrollarbeit. Die Erfassung von Daten entfällt meistens, da für Material auf die Liste der Vorkalkulation zurückgegriffen werden kann und die Arbeitsrapporte mit Hilfe der Auftragszeiterfassung schon dem richtigen Auftrag zugeordnet sind.

In einer übersichtlichen Kalkulation können die Kosten pro Auftragsposition ermittelt werden. Je nach Situation werden diese Kosten zum Auftrag hochgerechnet oder bleiben als Betriebs-Information im Hintergrund verfügbar.

Für die Verrechnung werden die Auftragsdaten zu einer Rechnung gewandelt oder dupliziert. Die Rechnung kann entweder auf der ursprünglich erstellten Auftragsbestätigung oder auf den gemäss Nachkalkulation effektiv erbrachten Leistungen erfolgen. Der Druck zusammen mit einem ESR- Einzahlungsschein erleichtert später die die Zahlungskontrolle. Je nach Buchhaltungs-Schnittstelle wird die Zahlung der Rechnungen in a-office oder in der Buchhaltung überwacht. In jedem Falle können die Faktura-Daten über eine normierte Schnittstelle zur Buchhaltung (Sage50) übergeben werden.

Die Debitoren-Zahlungen werden in Form eine V11-Zahlungsdatei vom Finanzinstitut abgeholt und können in a-office oder der Buchhaltung eingelesen werden. Ein 4-Stufiges Mahnwesen ermöglicht eine einfache Überwachung der Zahlungen. Mit ein paar Klicks können überfällige Rechnungen gemahnt werden.

Übersicht über grosse Aufträge

Um über grosse oder komplexe Äufträge den Überblick zu behalten, lohnt sich der Einsatz der a-office Projektverwaltung. So können mehrere Offerten, Aufträge, Bestellungen, Rechnungen und andere Dokumente auch über lange Zeiträume überwacht werden. Diese werden dem Projekt zugeordnet und können somit immer eindeutig identifiziert werden. Insbesondere die Überwachung von Terminen ist viel übersichtlicher.