SPITEX-BRANCHENLÖSUNG

Die Planung beinhaltet zwei Ebenen:

• Die langfristige Dienstplanung 

Hier entscheiden Sie, welche Mitarbeiter wann arbeiten und legen fest, an welchen Tagen welche Ressourcen benötigt werden.

Erfassung Dienstplan

z.B.
Montags: 350% Behandlungs-Pflege, 500% Grundpflege, 400% Haushalt
Dienstag: 300% Behandlungs-Pflege, 400% Grundpflege, 600% Haushalt
Mittwoch: …..
…
Sonntag: 250% Behandlungs-Pflege, 300% Grundpflege, 50% Haushalt.

Je nach Zeitsaldo, welches pro Mitarbeiter eingeblendet wird, können Mitarbeiter mehr oder weniger intensiv geplant werden. Die täglich benötigten Ressourcen können aus den Klientenvorgaben ausgewertet werden.
Im Zusammenzug unten ist ersichtlich, ob die täglich benötigten Ressourcen richtig geplant sind
.

• Die wöchentliche Einsatzplanung
  Die Einsatzplanung basiert auf Vorlagen (Leistungen und bevorzugten Mitarbeitern zu vordefinierten Tagen und Zeiten), welche bei den Klienten hinterlegt sind. Aus diesen Vorlagen werden die Einsätze automatisch erstellt.
  Mit komfortablen Planungswerkzeugen können die automatisch erstellen Einsätze bereinigt und gestaffelt einzelnen Mitarbeitern zugeordnet werden. Mit Drag&Drop können einzelne Einsätze oder ganze Gruppen  zu einem andern Mitarbeiter verschoben werden.
  Die fertige Planung kann im WEB veröffentlicht und von Mitarbeitern aus ao-Mobile, der mobilen Leistungserfassung, abgerufen werden. Eine Alternative ist der Druck von Mitarbeiter-Einsatzplänen oder der Versand als PDF per Mail.

Persönlicher Einsatzplan auf iPhone

ao-Mobile ist das Leitwerkzeug für die Mitarbeiter unterwegs. Die geplanten und veröffentlichten Einsatz-Daten werden mitarbeitergerecht zu iOS-App „ao-Mobile“ heruntergeladen und auf dem Mobilgerät (iPhone oder iPad) gespeichert. Die geplanten Einsätze, Kundendaten, Leistungen und Materiallisten stehen zur Verfügung und können mit wenigen Klicks bestätigt oder korrigiert werden.

Nebenbei wird die Arbeitszeit erfasst und am Abend werden die Daten in der ao-Cloud gespeichert und sind bereit für den Abruf in a-office zur Kontrolle und Fakturierung.

Rechnung Klient

Rechnung Krankenkasse

Rechnungen erstellen

Die Aufbereitung der Rechnung ist ein sehr komfortabler Prozess. Nachdem die Rapportdaten von ao-Mobile zurück gelesen, bereinigt und geprüft sind, können aus diesen die Rechnungen erstellt werden. a-office erstellt automatisch separate Rechnungen für Krankenkassen und Klienten. Spezialpositionen wie Klientenbeteiligung und Wegpauschalen werden automatisch gemäss den Kantons-speziefischen Richtlinien eingefügt.

Der Druck der Rechnungen erfolgt aus vorbereiteteren PDF-Dateien.

Elektronische Fakturierung

MediData, einer der grossen Intermediäre im Gesundheitswesen in der Schweiz, hat uns die Freigabe für die Übertragung von Rechnungen in elektronischer Form erteilt.

Neben der eigentlichen Übertragung unterstützt a-office den Benutzer auch detailliert bei der Erfassung der notwendigen Daten. Adressen oder Artikel welche für die elektronische Fakturierung vorgemerkt sind, aber nicht alle notwendigen Daten hinterlegt haben, werden entsprechend markiert.

Details dazu sind in der Bedienungsanleitung „Elektronische Fakturierung für Spitex-Betriebe“ ersichtlich.

Die Abrechnung der Arbeitszeit ist bei unregelmässiger Arbeitzeit anforderungsreich und auch nicht immer so leicht zu überprüfen. a-office unterstützt bei der Erfassung und bei der Abrechnung der Arbeitszeit mit geeigneten Werkzeugen

Manuell erfassen

Für die Erfassung stehen folgende Werkzeuge zur Verfügung:

1. Manuelle Erfassung bei Bereinigung von Rapporten: Mitarbeiter die ihre Einsatzpläne in Papierform erhalten, notieren die täglichen Arbeitszeiten in die vorgesehenen Felder. Diese wird zusammen mit den Einsätzen verarbeitet und zu a-office übernommen.a
   b
   .
   

   Erfassung auf Mobilgerät

2. Elektronische Erfassung auf ao-Mobile mit iPhone/iPad: Die Arbeitszeit wird bei Arbeitsbeginn resp. Arbeitsende per Klick gestartet und gestoppt oder manuell erfasst. Die Zeitdaten werden zusammen mit den Einsätzen via WEB zu a-office übertragen.

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c
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Arbeitszeit-Abrechnung

In der Auswertung wird die Arbeitszeit mit der hinterlegten Soll-Arbeitszeit verglichen. Teilzeitarbeit, Ferien, Kompensation, Feiertage, Spesen und vieles mehr ist in den Auswertungen möglich.

Damit die automatischen Prozesse für Planung und Fakturierung genutzt werden können, müssen Stammdaten verschiedenster Art hinterlegt sein. Dies sind:

Adressen mit Vorgaben zu Einsätzen. Die Adressen können ab einer Excel-Liste importiert oder manuell erfasst werden. Die Vorgaben müssen gemäss der Bedarfsabklärung erfasst und laufend aktualisiert werden.

Mitarbeiter mit Arbeitspensen und Ausbildung/Einsatzbereich.

Leistungs- und Material-Artikel mit Details zur Verrechnung, Statistik, Kontierung u.a.
Eine Basis-Artikelstamm wird mit a-office ausgeliefert und kann auf individuelle Wünsche angepasst werden.

Vorgaben für Einsätze

Die Stammdaten können in komfortablen Erfassungsmasken durch den Benutzer erfasst werden. Während der Planung können z.B. Einsatz-Vorgaben, die sich geändert haben, laufend aktualisiert werden.

Statistiken sind ein wichtiges Instrument für Spitex-Betriebe, da staatliche Stellen viele Details zum Betrieb und den erbrachten Leistungen wissen wollen um Betriebsbeiträge zu sprechen.

Neben Standard-Auswertungen zu Rapporten und Rechnungen stehen auch eine Reihe von Spitex-Spezifischen Statistiken zur Verfügung. Diese basieren natürlich auch auf den hinterlegten Leistungen, sind allerdings bezüglich Erstellung und Darstellung auf die Spitex-Betriebe angepasst: Die Formulare sind so konzipiert dass sie auch auf individuelle Anforderungen erweitert werden können. Die folgenden Beispiele zeigen was möglich ist

Monatliche Kennzahlen  >>   Anzeigen

Besuchsplan Klient  >>    Anzeigen

Verteilung der Leistungen auf Tage und Tagesabschnitt   >>    Anzeigen
Basis für die täglichen Ressourcen bei der Dienstplanung

Rapporte können nach verschiedenen Kriterien sortiert und ausgewertet werden   >>    Anzeigen

Rapporte nach Leistung und Altersgruppe   >>    Anzeigen

GEF-Auswertungen   >>    Anzeigen

BFS-Auswertung   >>    Anzeigen

Mehr Transparenz, mehr Qualität.
Die Applikation «RAI-HC Schweiz» der Firma Root-Service AG ist das moderne Hilfsmittel, mit dem Spitex-Organisationen die Anforderungen an Kostentransparenz und Qualitätsförderung in der Pflege einfach und schnell umsetzen können. Die Applikation wurde nach den Richtlinien von interRAI und dem Spitex Verband Schweiz in enger Zusammenarbeit mit ausgewiesenen Fachleuten der Gesundheitsbranche entwickelt. Rai-HC integriert sich nahtlos in a-office, weil alle Kunden- und Mitarbeiter-Daten mit ein paar Klicks laufend übernommen werden können.