Zeiterfassung

Zeiterfassung und Zeitabrechnung sind wichtige administrative Prozesse in modernen Unternehmen. Eine grosse Zahl von Informationen muss monatlich zu sauberen Abrechnungen für jeden Mitarbeiter zusammengefasst werden. Im Hintergrund sollen betriebs- und regionsspezifische Daten wie tägliche Arbeitszeit, Ferienanspruch und Feiertage möglichst automatisch in den Auswertungen berücksichtigt werden.

Ein weiterer interessanter Aspekt ist die Gegenüberstellung von Arbeitszeiten zu den verrechenbaren und internen Leistungen.

a-office kombiniert für diesen Themenkreis die Bereiche Erfassung und Auswertung in einem Produkt, was verschiedene Vorteile hat:

• Frei wählbare Hardware

• Verfügbarkeit der Daten in Echtzeit

• Keine unnötigen Schnittstellen

• Zugang zu den Daten von jedem Netzwerk-Anschluss

und andere.

Kombination mit anderen Modulen

Natürlich kann die Zeiterfassung in Kombination mit den meisten andern Modulen genutzt werden. Informieren Sie sich im Bereich „Module“ über mögliche Ergänzungen.

Erfassungsterminal

Statt teuerer Stempeluhren wird ein TouchScreen-Computer oder ein iPad beim Personaleingang aufgestellt. Mit ein paar Klicks auf dem Bildschirm (Passwort) oder berührungsloser Identifikation mit einem Personalbadge wird die Arbeitszeit jedes Mitarbeiters minuten-genau gestempelt. Der Mitarbeiter kann, sofern zugelassen, auch Falschstempelungen der letzten zwei Tage manuell korrigieren und die aktuellen Saldi für Gleitzeit, Ferien und Krankheit einsehen. Bei Einzelplatzlösung können von diesem Computer aus per Fernzugriff leicht auch die Auswertungen erstellt werden.

Im Ruhezustand werden die Mitarbeiterliste der aktuellen Abteilung am Bildschirm angezeigt. So ist schnell zu erkennen, wer an- oder abwesend ist.

Zeitmaschine – Stempeluhr auf dem iPad

Elegant und preiswert ist die Stempeluhr auf dem iPad. Basierend auf der Technologie von ao-Mobile wird die Stempeluhr als Teil der App installiert. Dere Datenaustausch zu a-office oder ao-Mobile Desktop via ao-Cloud ermöglicht einen komfortablen Datenaustausch.

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Persönlicher Einsatzplan auf iPhone

Mobile Zeiterfassung

Für einzelne Mitarbeiter kann die Arbeitszeit auch auf einem IPhone oder IPad erfasst werden. Die Zeitdaten werden auf einem WEB-Server zwischengespeichert und können mit a-office für die Abrechnung daselbst wieder abgeholt werden.

Auftragszeiterfassung

Das gleiche Terminal kann auch zur Nutzung der Auftragszeiterfassung eingesetzt werden. Dabei liest der Mitarbeiter nach der Anmeldung den Barcode des zu bearbeitenden Auftrages ein und kann anschliessend die Auftragszeit starten. Diese läuft bis zur Beendung durch den Mitarbeiter oder zur Beendung der Arbeitszeit weiter. Laufende Auftragszeiten werden am Folgetag mit dem Start der Arbeitszeit ohne Intervention des Mitarbeiters automatisch wieder gestartet.

Die Auftragszeiten werden als Nachkalkulationsdaten in den Auftrag integriert. So kann eine beliebige Anzahl von Mitarbeitern gleichzeitig auf dem gleichen Auftrag arbeiten.

Bei korrekter Erfassung kann die Nachkalkulation nur noch mit dem Material ergänzt werden, und schon dem Kundenauftrag gegenüber gestellt werden

Abrechnung und Auswertungen

Die Betriebsdaten wie Ferienguthaben, Arbeitszeiten, Pausen und andere werden erfasst und dienen als Basis für die Vorgaben von Tages- Und Monats-Arbeitszeit. Bei Teilzeitarbeit wird die Vorgabezeit automatisch auf den Prozentsatz des Mitarbeiters zurückgerechnet. Es können bis zu 8 Arbeitszeit-Kategorien hinterlegt werden (Arbeitszeit, Ausbildung, Ferien, Militär, Krankheit u.a).

In der Monatsabrechnung werden die täglichen Arbeitszeiten ausgewiesen, zudem werden die Arbeitszeit- und Ferien-Saldi ausgewiesen. Die Arbeitszeiten können auch verschiedenen Projekten zugewiesen werden, damit später entsprechende Auswertungen gemacht werden können.

Basierend auf vorerfassten Ferien-Einträgen kann ein Ferienplan sortiert nach Abteilung, gedruckt werden.

Grosse Zeiterfassungs-Systeme

Für eine grössere Anzahl von Mitarbeitern können bis 50 Terminals an mehreren Standorten bereitgestellt werden. Diese liefern ihre Daten an einen zentralen Serverab. Die Auswertungen sind mit entsprechender Klient-Software und Zugangsdaten an jedem Arbeitsplatz im Netz möglich.

Ab 200 Mitarbeitern ist es zwingend notwendig berührungslose Identifikation (RFID) zu nutzen. Mitarbeiterbadge können nach Wunsch des Kunden bedruckt werden.